Artículo 31 BIS . 5. 2º

Un requisito indispensable a la hora de establecer en la empresa el modelo de organización y gestión exigido por el nuevo artículo 31 Bis del Código Penal

Consiste en llevar a cabo los protocolos y procedimientos de actuación para informar a los directivos y empleados de la empresa de la configuración del modelo instaurado así como la formación de los mismos.

Estos protocolos cobran vital importancia ya que concretan todo el proceso de formación de la voluntad de la persona jurídica y deberán ser adoptados por la misma a los efectos de valorar, prevenir y evitar aquellos riesgos penales que pudieran afectarles en el seno de sus actividades y sectores de negocio.

Así, el Artículo 31 Bis .5 establece: ” Los modelos de organización y gestión a que se refieren la condición 1º del apartado 2 y el apartado anterior deberán cumplir los siguientes requisitos:

2º. Establecerán los protocolos o procedimientos que concreten el proceso de formación de la voluntad de la persona jurídica, de adopción de decisiones y de ejecución de las mismas con relación a aquéllos.

Deber de información y formación

A través de estos protocolos se suministrará a las personas que conforman la empresa de toda la información que sea relevante y necesaria con respecto a las funciones concretas que realizan, objetivos, código ético, procedimientos de actuación que tengan que ver con la organización interna, y las instrucciones de trabajo que se cursen desde el punto de vista de los riesgos. Por ello se hace relevante la figura del Compliance Officer que deberá formar e informar sobre el modelo de organización y gestión que se vaya a implantar en el seno de la empresa, asegurándose de que suministra tal información de forma adaptada a cada uno de los empleados de los diferentes departamentos que conforman la persona jurídica y de una forma más específica al Consejo de Administración. Ello supone una implicación importante del personal de la empresa para que el modelo implantado pueda funcionar, puesto que de ellos depende el éxito del mismo.

Puesta en marcha

Para poner en marcha una correcta gestión del modelo el Compliance Officer deberá asesorar e informar en todas aquellas tomas de decisiones que tienen que ver con la organización interna de la empresa en tanto en cuanto tengan relevancia a efectos de riesgos penales.

Efectivamente no podremos exigir a ningún empleado que conozca los procesos de actuación y toma de decisiones, por ello, el encargado de cumplimiento normativo deberá inculcar al personal de la empresa tanto los procesos de actuación como la necesidad y repercusión para la empresa del incumplimiento de este modelo de prevención.

Esta labor podrá llevarla a cabo el Compliance Officer con la ayuda de DIGCOMPLIANCE puesto que ofrecemos los servicios de edición de la documentación relativa a los protocolos y procedimientos de actuación específicos para la empresa y nos encargamos de seleccionar los empleados de la persona jurídica a los que necesitamos trasladar dicha documentación, que la recibirán por correo electrónico. Una vez leído por el empleado, éste podrá dar su conformidad en el mismo, y es a partir de este momento cuando entra el juego un apartado importante en la acreditación del entramado del deber de información.

A través de los “aceptos” el supervisor podrá comprobar aquellos destinatarios que han dado su conformidad aceptando las condiciones establecidas de cada uno de los documentos enviados, y del mismo modo llamar la atención a aquellos que aun no lo hayan hecho. De este manera el Compliance Officer podrá obtener una información bastante importante a la hora de acreditar su labor; saber si esos manuales de protocolos y procedimientos fueron aceptados y leídos por cada uno de sus destinatarios y en qué momento. Así, quedará acreditado que este deber de información del Compliance Officer se llevó a cabo de una manera efectiva y cumplió con las exigencias del Código Penal sobre el establecimientos de protocolos y procedimientos de formación de la voluntad en el modelo de organización y gestión de la persona jurídica.

Este requisito que establece la ley para los modelos de organización y gestión supondrá una de las condiciones indispensables para que la persona jurídica pueda quedar exenta de responsabilidad penal.